河南煤化集团新疆能源化工有限公司
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河南煤化集团新疆能源化工有限公司物资供应管理办法

为适应河南煤业化工集团永煤新疆投资有限公司(以下简称“新疆公司”) 战略发展的需要,强化物资供应管理和风险节点控制,明确新疆公司企管部物资供应部门与各单位物资供应部门之间的关系,以及在具体实施过程中应遵循的制度和流程,促进物资供应工作流程化、标准化、科学化和信息化建设,提升新疆公司的物资供应系统运行质量和服务水平,更好地服务于安全生产、项目建设和新疆公司战略发展目标的实现,特制订本办法。

第一章  基本原则

第一条  以新疆公司战略发展为指导,以“统一管理、分权制衡、节点控制、闭合运行”为原则,牢固树立“立足服务、完善程序、规范运行、阳光操作”的工作理念, 严格遵循“制度化、规范化、市场化”的要求,建立、健全并畅通主供应渠道,实行物资供应统一管理,实现整体采购效益最大化。

第二章  管理体制与模式

第二条  在河南煤化集团、永煤公司物资供应管理体系的框架下,立足新疆公司实际,设立管控体系并搭建管理机构,形成新疆公司纪检监察(政工部兼任)、工会、财务等部门全方位监督、企管部物资供应管理部门集中管控、各子公司物资供应部门具体操作的工作格局。根据新疆公司下属各子公司所处地理环境状况,实行物资计划统一管理、统购与自购相结合的采购管理体制。

第三章  组织机构和职责划分

第三条  在新疆公司领导下,按照二级管理层次搭建组织框架:一级管理为企管部物资供应管理部门;二级管理为各单位的物资供应部门。

第四条  职责与分工

(一)一级管理单位

新疆公司企管部物资供应部门是物资采购的管理部门和招议标主体,对新疆公司物资供应系统实施管控,负责制订新疆公司物资供应管理制度和流程,对国龙贸易及各子公司的物资供应部门业务进行监督、指导与协调等工作,其具体职责有:

(1)负责制订新疆公司物资供应管理制度,建立与完善采购运作机制和流程;

(2)负责监督各子公司物资供应部门对物资采购政策、制度和流程的落实情况;

(3)负责物资采购计划的审核与报批;

(4)负责供应厂商入围、招议标申请及评标结果的报批;

(5)负责新疆公司供应厂商信息库的建立和价格信息平台的搭建;

(6)负责建立和管理新疆公司招议标专业评委库;

(7)负责组织、实施物资采购招议标工作,包括编制招标文件,审查供应商资质、推荐评委及汇总上报招议标结果等;

(二)二级管理单位

1、国龙贸易为新疆公司的物资采购合同的签订主体。具体职责如下:

(1)按照招议标结果对外签订商务合同,督促项目单位有关技术协议的签订及落实;

(2)按照物资采购合同规定的交货期,督促、落实供货厂商按期交货,确保生产物资的及时、快捷供应。

(3)负责物资采购质量的信息反馈及落实。

(4)负责处理合同执行过程中的相关事宜。

2、各子公司物资供应部门在新疆公司企管部物资供应管理部门的领导下,开展权限范围内的物资供应管理工作,具体职责有:

(1)负责制订其物资供应业务管理制度,权限范围内的采购管理制度和流程,报请新疆公司企管部物资供应管理部门批准后予以实施;

(2)负责编制上报物资需求计划;

(3)负责拟入围供应商的考察及推荐;

(4)负责推荐招议标专业评委,配合新疆公司建立招议标专业评委库;

(5)负责到货物资的接收、现场验收、入库保管、发放及使用情况的跟踪、信息反馈;

(6)根据新疆公司物管部门授权采购项目明细,按照采购管理制度组织招议标活动。

第四章  流程控制

第五条  物资计划管理

(一) 物资采购必须实行计划管理。计划按时间划分为年度计划、月度计划、月度补充计划、应急追补计划;编制计划应坚持“先利库、后申请,自下而上、上下结合”的原则。

(二) 计划申报流程:各子公司所有物资需求计划一律报至新疆公司企管部物资供应管理部门,由其统一汇总、审核后统一上报至集团公司;各子公司不得直接向集团公司上报物资需求计划。

(三) 计划申报要求:

1、各子公司所有物资需求计划的申报,必须按照物资分类及统一格式认真编制,填报信息要完整(格式见附件1)。

2、所有机电设备、配件、矿用电缆等物资需求计划,上报前要经机电部门审核把关。否则,因上报规格及型号等有误,而给生产造成的损失,由上报人承担。

3、机电设备需求计划上报前,必须先确定技术规格要求,同时一并推荐3家及以上符合要求的供应厂商入围,所填写内容必须真实、完整、可靠。

4、物资计划中估价金额要尽可能贴近当前市场价,上下波动幅度不得超过15%,有原采购合同价格的要按合同价格填写,并注明合同签订日期、品牌及生产厂家等.

5、报送方式及时间:所有物资需求计划纸版报表一式一份(封面须编制人、供应部门负责人、单位分管领导、主管领导等签字齐全,并加盖单位公章),并附Excel格式电子报表。月度计划于每月24日前申报,月度补充计划于每月10日前申报,逾期不予受理(格式见附件2)。

(四) 设备及非生产消耗性材料采购必须列入集团公司年度计划后方可按程序上报采购计划,采购计划中须注明所属年度计划项次,未列入年度计划的须附集团公司专项审批文件;生产消耗性材料采购应充分结合生产计划、库存状况等因素编制上报物资需求计划。

(五)拟试用的新材料、新设备,须由推荐部门(单位)报相关专业技术部门批准后方可试用,试用期满由专业技术部门组织论证并出具论证报告,报企管部物资供应管理部门备案。

(六)所有计划推行一次性申报制度,严禁重复申报。计划催办、变更、撤销等均需采取书面业务函的形式,确保业务传递中责任可追溯。

第六条  物资采购管理

1、新疆公司企管部物资供应管理部门是物资采购招议标活动的主要组织单位, 任何单位不经新疆公司物管部门授权,不得进行一切采购活动。

2、未经新疆公司物管部门授权而自行擅自采购的物资,都属违规采购,一经查出,根据情节和影响,将对单位的董事长、总经理、分管供应副职、供应负责人、财务负责人等有关人员处以10000---50000元的处罚。

第七条  供应商的推荐

1、 各子公司、单位对招议标项目必须进行充分的前期市场调研、厂家考察、用户咨询、相关资质审核等准备工作,并按规定格式形成书面材料,作为推荐入围供应厂商的必要条件。

2、 拟入围供应厂商推荐采取自下而上、上下结合的方式进行,各子公司、单位将拟入围供应厂商推荐材料由单位主、分管领导签字并加盖单位公章后随物资需求计划统一上报。为保证招议标的质量,供应厂商的推荐实行责任追究制度。

第八条  物资采购招议标的申请及报批

1、新疆公司统管物资的采购,由企管部物资供应管理部门(招议标组织单位)根据集团公司授权采购项目和专业技术部门论证通过的技术方案,结合各子公司、单位推荐的供应厂商及供应厂商信息库,拟订招议标申请,经分管领导审核,报请新疆公司招议标领导小组审批后实施招议标程序。

2、招议标申请应包含物资(或项目)名称、规格型号(或关键技术参数)、单位、数量、估价、拟入围供应商、计划来源、使用(项目)单位、招议标组织单位、招议标时间等关键信息(格式见附件3)。

3、 经新疆公司授权各子公司自行采购的物资,其招议标申请由招议标组织部门负责编制,经本单位主、分管领导或本单位招议标领导小组审批后实施招议标程序

4、物资采购招议标程序,按《河南煤化集团永煤新疆公司物资招议标管理办法》执行。(招议标相关表格见附件4、5、6、7、8、9)。

第九条  招标文件的制订

1、 招标文件由招议标组织单位参照集团公司确定的统一格式编制。

2、各子公司、单位负责招标文件中技术方案的编制。

第十条  招标文件发放

1、 由招议标组织单位负责向投标人发放招标文件。

2、 招标文件的释疑商务部分由招标组织单位负责,技术部分由各子公司、单位负责。

3、招标项目需勘察现场时,各子公司、单位应组织投标人勘察现场。

第十一条  评委的管理

1、由企管部物资供应管理部门建立新疆公司的专业评委库,并对其进行统一管理。

2、 成立评标委员会。评标委员会由5-13名单数评委组成,其中评标委员会主任由招议标组织单位指派。

3、 评委的产生依据标的物的性质,由相关单位及专业技术部门推荐或从专业评委库中抽取,必要时可聘集团公司成员单位专家或社会专家担任技术评委。

4、 技术评委应不低于评委总数的2/3,其中使用单位技术评委1-2人,必要时可追加列席人员。

第十二条  招议标的组织

1、 统管物资(集团公司授权采购的设备、设备性材料、输送胶带、10mm²及以上动力电缆、黑色金属及支护材料等)的招议标工作由新疆公司企管部物资供应管理部门负责组织,于每月的上、中、下旬三个时间段集中进行。

2、开标应按招标文件确定的时间、地点进行,并在规定的时间内通知评委和纪检监察、财务等部门人员参加。

3、 评标采取有记名票决制,评委会成员一人一票。合格中标候选人的有效票数应在评委会成员总数的半数以上,达不到半数以上的,进行再次票决或重新组织招标。

4、在招标过程中,各投标单位的投标结果统一由监督部门独立保管,并对其保密性负责。

5、 评委应严格按照招标文件确定的评标办法,根据投标人的投标文件及承诺,从经济性和技术性两个方面进行综合性评标,公开发表意见,对自己的投票负个人责任。

6、 纪检监察、财务、工会等部门按以下分工对开、评标活动进行全过程监督:财务部门负责对投标人的经营状况、财务状况等进行把关;工会负责对投标人的资质、投标文件的合法性进行审核;纪检监察部门负责对招标过程的公平、公正性进行监督。

7、 评标结束后,由监督人员当场统计投票结果,并由评委会主任和现场监督人员签字。

8、 本流程所称的招标是指各方面条件符合我方要求的投标人不少于三家(含通过传真或邮寄方式将签字、盖章后的投标文件报至监督部门并及时密封的投标人),满足招标要求的采购方式。

9、 本流程所称的议标是指针对以下情形的采购:(1)、长期协议采购;(2)、短期内重复采购;(3)、垄断性产品采购;(4)、过于零星物资采购;(5)、安全生产急需物资采购;(6)、短期内必要的追加物资采购;(7)、主机配套产品;(8)、其它不具备招标条件或不适于招标的物资采购。各招议标组织单位应强化议标前的价格咨询工作,专用设备、个性化物资由各子公司、单位配合询价。

第十三条  物资采购招议标的结果及报批

1、招议标结果指评标委员会经过综合评审(或谈判)对中标候选厂商的推荐以及对有关事项的说明或建议。

2、招议标结果须包含物资(或项目)名称、规格型号(或关键技术参数)、单位、数量、各投标厂商的报价(一次报价、最终报价)、投票情况、合格的第一与第二中标候选人、推荐理由、评标委员会组成、开评标时间、监督人员以及其他招标相关的重要信息(格式见附件10)。

3、招议标的结果报批前须由招议标组织单位根据招议标原始资料针对每一标段(或项目)撰写评标报告后,方可编制招议标结果。

4、统购物资招议标结果由招标组织单位统一汇总,经分管领导审核后报请新疆公司招议标领导小组审批后执行。采取招标方式的标段应写出评标报告,采取议标方式的标段应写出议标情况说明,评标报告和议标情况说明随招议标档案备查。

5、经新疆公司授权各子公司自行采购的物资,其招议标结果由招议标组织部门负责编制,经本单位主管领导或招标领导小组审批后执行。

第十四条  新疆公司统购物资招议标结果审批后,招议标组织单位应在1日内编制完成《招议标结果通知书》。(格式见附件11)

第十五条  新疆国龙贸易有限公司接到《招议标结果通知书》后,1个工作日内通知中标单位(发放中标通知书)、使用单位,及时签订技术协议及商务合同。

第五章  附则

第十六条  所有采购业务各环节相关信息的传递均推行书面化,确保一切业务行为留下痕迹,一切责任可追溯。

第十七条  本办法由新疆公司负责解释。企管部物管部门负责日常操作并制订下发相关配套办法。

第十八条  本方案自下发之日起执行。

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